Integracja KSeF z systemem firmy
Integrujemy dedykowane systemy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF 2.0): wysyłka faktur sprzedażowych, pobieranie zakupowych i obsługa statusów bezpośrednio z Waszej aplikacji.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy dla większości polskich firm. Według harmonogramu Ministerstwa Finansów od 1 lutego 2026 r. obejmuje dużych przedsiębiorców, od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych, a od 1 stycznia 2027 r. także najmniejsze firmy ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie. Aktualne etapy publikuje ksef.podatki.gov.pl.
Gotowe programy do fakturowania mają już integrację z KSeF. Problem mają firmy, które wystawiają faktury z własnego systemu: CRM-u, platformy sprzedażowej, systemu rozliczeń czy aplikacji branżowej. Tam integrację trzeba zbudować.
Co obejmuje integracja
- Wysyłka faktur sprzedażowych — generowanie faktury w strukturze wymaganej przez KSeF i wysłanie jej bezpośrednio z Waszego systemu.
- Statusy i UPO — odbiór numeru KSeF i urzędowego poświadczenia odbioru oraz zapisanie ich przy fakturze w systemie.
- Pobieranie faktur zakupowych — automatyczne ściąganie faktur od dostawców i przekazywanie ich do akceptacji lub księgowości.
- Uwierzytelnianie i uprawnienia — obsługa tokenów lub certyfikatów i kontrola, kto w firmie może wystawiać faktury.
- Obsługa błędów i niedostępności — kolejka faktur, ponawianie wysyłki i powiadomienia, gdy coś wymaga reakcji człowieka.
Jak to budujemy
Integrację piszemy jako moduł Waszego systemu albo osobną usługę, z którą system rozmawia przez API. Wysyłka i pobieranie działają w kolejkach, więc chwilowa niedostępność KSeF nie blokuje pracy użytkowników, a żadna faktura nie ginie. Każda operacja jest logowana, co ułatwia wyjaśnienie spornych przypadków z księgowością. Najpierw całość testujemy w środowisku testowym udostępnianym przez Ministerstwo Finansów, a dopiero potem przełączamy na produkcję.
Dla kogo
Dla firm, które fakturują z systemu dedykowanego albo z aplikacji, której producent nie przygotował integracji, oraz dla software house'ów i działów IT, które potrzebują wsparcia przy module KSeF w swoim produkcie. Integrację budujemy najczęściej w aplikacjach w Laravelu, ale moduł jako osobna usługa może współpracować z systemem w dowolnej technologii. Inne połączenia z rejestrami i usługami opisujemy na stronie integracji API.
Najczęściej zadawane pytania
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Według harmonogramu Ministerstwa Finansów: od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych, ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie. Aktualne informacje są na ksef.podatki.gov.pl.
Czy musimy zmieniać cały system fakturowania?
Nie. Integrację dodajemy do istniejącego systemu jako moduł albo osobną usługę. Faktury wystawiacie tak jak dotąd, a system sam wysyła je do KSeF i zapisuje wynik.
Co jeśli KSeF jest niedostępny?
Faktury czekają w kolejce i są wysyłane ponownie, gdy system wróci. Integracja uwzględnia też tryby awaryjne przewidziane w przepisach, a o sytuacjach wymagających decyzji człowieka informuje powiadomieniem.
Czy integracja pobiera też faktury od dostawców?
Tak, jeśli tego potrzebujecie. Faktury zakupowe mogą trafiać automatycznie do systemu, obiegu akceptacji albo do księgowości.
Czy zintegrujecie KSeF z systemem, którego nie pisaliście?
Tak, jeśli mamy dostęp do kodu albo system udostępnia API lub bazę danych, z których da się pobrać dane faktur. W ostateczności integracja działa jako osobna usługa, do której Wasz system przekazuje faktury.
Od czego zależy koszt integracji z KSeF?
Od tego, jak faktury powstają w Waszym systemie, czy potrzebne jest pobieranie faktur zakupowych, jakie są wymagania co do uprawnień i jak wygląda przekazywanie danych do księgowości. Estymację przygotowujemy po przeglądzie systemu.